旅顺口区人大常委会机关材料立卷归档制度

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2003108日旅顺口区第十五届人民代表大会常务委员会第12次主任会议通过,200578日旅顺口区第十五届人民代表大会常务委员会第43次主任会议修订)

 

立卷归档制度包括立卷归档范围、要求和时限。

 

一、凡是反映本机关工作活动,具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。

 

(一)党组部分

 

党组文件、会议记录、请示报告和批复、重要汇报材料和决定事项;工作计划、总结材料,情况汇报、反映等材料。

 

(二)代表大会部分

 

1、召开大会的请示报告和批复,代表大会会议通知、议程、日程、名单、选票、文件及会议记录,主席团会议文件、记录,党员大会领导讲话等。大会录音、录像带、光盘、主要活动照片。大会筹备工作有关问题请示与批复,代表组成比例和分配方案,主席团成员和常委会委员人选的组成方案。2、大会未通过的文件,重要的贺电、贺信、代表出席情况,各种票证式样等。3、代表报到统计表、大会席次图;代表团分组会议记录,代表和列席人员登记表,大会秘书处及各组形成的文件材料及会议参阅文件和资料。大会筹备工作有关会议记录。

 

(三)常委会部分

 

1、常委会会议通知、议程、文件、纪要及会议记录、出席情况、照片、录音和录像带、磁盘、光盘等。2、讨论未通过的文件,参阅文件和资料。3、视察、执法检查等活动形成的文件材料、照片等。

 

(四)主任会议部分

 

1、出席名单、议程、通过的文件、会议记录、会议纪要。2、重要汇报材料。

 

(五)常委会办公室部分

 

1、秘书科:(1)换届选举工作的重要文件和资料,来往文电、上报的文件及重要的典型材料;领导交办的文件材料;常委会制发的规章制度等文件材料;常委会年度工作计划、总结、重要问题的请示报告、批复等;常委会大事记;编辑反映机关主要职能活动和历史面貌的出版物的定稿、印件。(2)全国、省、市人大有关文件、材料,机关领导批办的重要公文和函件的办理情况及有关材料,编印旅顺人大信息、公告的定稿、印件;重要专题调查报告及有关资料;接待全国人大常委会、省、市人大领导来旅顺的有关材料、照片。(3)全国人大工作通讯,省、市人大常委会会刊、信息、人大工作、人大建设等;领导参加上级人大常委会会议带回的文件。

 

2、行政科:代表大会、常委会和各种会议、活动的预算、决算材料;机关年度预算、决算,重要项目开支及有关综合统计材料、机关机构设置、人员编制等文件材料;机关干部、职工名册;年度机关干部职工情况统计表;机关干部任免文字材料;机关干部定职、定级、调资、调职,奖惩、离休、退休,死亡抚恤等文件材料;机关干部、职工调动工作的工资、行政关系介绍信及存根,固定资产统计报表;老干部工作有关材料。

 

(六)财经、法制、教科文卫、人事代表工委、环资城建工委、信访办部分

 

组织代表检查视察的方案和报告材料;专门性会议材料;重要问题的请示、批复、工作制度等文件材料;代表议案和建议、批评、意见及办理情况等文件材料;年度工作计划、总结;受理公民申诉控告案件材料;一般性问题的调查材料;处理代表来信和反映代表有关问题的来信情况和办理结果。

 

(七)机关党支部部分

 

1、支部会议记录、决定、重要问题的请示报告与批复;工作计划、总结;党员情况统计表及重要的统计资料。2、党员工作调动的组织关系介绍信及存根;机关奖惩人员名单、材料等。3、汇报材料。

 

二、立卷归档的要求

 

1、坚持文书处理和承办部门立卷制度,各工委形成的文件材料均自行立卷交办公室集中统一归档。

 

2、归档的文件材料必须齐全完整,不得有缺章少页及损坏现象。

 

3、立卷要按照文件材料形成的规律和特点,保持文件之间的有机联系,正确划定保管期限,便于保管和利用。

 

三、立卷归档时限

 

坚持平时归档和集中归档相结合的原则

 

1、对换届选举和每年代表大会的文件材料,要在闭会后抓紧搜集齐全、及时立卷归档。

 

2、其它应归档的文件材料、会议记录等,必须在翌年一月底前立卷交给办公室归档。

 

3、会议档案应在翌年一月底前交文书立卷归档。