旅顺口区人大常委会机关日常办公事务管理制度

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1)机关常用公文处理办法

 

 

    人大机关的公文,是人大及其常委会在依法行使各项职权过程中形成的具有特定效力和规范格式的文书,是发布人大及其常委会决定、决议、公告、指导、布置和商洽工作,请示和答复问题,报告和交流情况的重要工具。

 

人大常委会与区委、区政府、区法院、区检察院经常行文的种类主要有:决议、决定、请示、报告、通知、意见、会议纪要等。

 

一、决议(人民代表大会、人大常委会)

 

适用于经人民代表大会、人大常委会会议审议或讨论通过的重要事项。标识:人大常委会文件。发文范围:主送:区政府、区法院、区检察院。抄送:区委,人大各代表小组、人大常委会办公室及各工委、人大常委会组成人员,政府有关部门。要求:“一府两院”遵照执行。

 

二、决定(人民代表大会、人大常委会)

 

适用于对干部任免和对重要事项作出的决策和安排。标识:人大常委会文件。发文范围:同决议发文范围。要求:有关单位和人员必须遵照执行,不得更改。

 

三、请示

 

适用于人大常委会党组向区委请示工作。标识:人大常委会党组文件。发文范围:呈送区委。

 

四、报告

 

(一)执法检查报告

 

执法检查主体是人大常委会。常委会组织执法检查组对“一府两院”贯彻执行法律情况进行检查,综合常委会会议意见,形成的报告。适用于对“一府两院”提出整改落实意见。标识:人大常委会文件。发文范围:报送区委,印发“一府两院”及有关部门。要求:执法主体部门2个月内向区人大常委会反馈整改情况。反馈方式:向人大常委会主任会议口头汇报或书面汇报,重要情况需在常委会上报告。

 

(二)视察报告

 

视察活动主体是区人大常委会。常委会组织代表对“一府两院”工作情况进行视察,综合代表意见,形成的报告。标识:人大常委会文件。发文范围及要求:同执法检查报告。

 

(三)调查报告

 

是人大常委会及各工作委员会将调查了解的情况进行分析研究而写成的报告,为人大常委会组成人员审议“一府两院”工作报告提供参考依据。无标识,作为人大常委会会议纪要附件。发文范围:抄送区委、区政府及相关部门。

 

五、通知

 

适用于传达需要办理、执行或周知的事项。会议通知:重要会议和代表检查、视察活动由人大常委会办公室通知;专业性的调查活动由人大常委会各工作委员会通知。标识:人大常委会办公室文件,各工委文件。发文范围:参加重要会议和活动的有关单位和人员。

 

六、审议意见

 

是人大常委会组成人员在审议“一府两院”工作报告时,在相关工作委员会初审报告基础上,经审议形成的人大常委会集体意见。适用于对重要问题提出见解和要求,所审议的议题是重大问题,审议意见较多且重要的。标识:人大常委会文件。发文范围:主送:区人民政府、区人民法院、区人民检察院;抄送:区委;与审议议题相关的政府部门。要求:“一府两院”及相关部门在常委会会议结束后2个月内整改落实并反馈区人大常委会。反馈方式:(一)向人大常委会主任会议汇报;(二)提出书面汇报。(三)重要情况需在常委会上书面报告。

 

七、会议纪要(常委会会议纪要、主任会议纪要)

 

是对会议的情况、讨论和决定的事项进行归纳整理出来的要点。适用于记载、传达会议简要情况和议定事项。每次会议都发纪要。主任会议纪要:根据听取“一府两院”工作汇报而形成。无标识。发文范围:主送:区人民政府、区人民法院、区人民检察院;抄送:区委、政协、纪律检查委员会、区人大常委会各代表团、区人大常委会机关、区人大常委会组成人员、政府有关部门

 

2)机关收文发文阅文办理办法

 

一、收文办理

 

1签收。公文管理人员应逐件清点来文,然后签收。发现问题及时向发文机关查询并采取相应措施。

 

2登记。公文管理人员将签收的文件按发文机关、发文字号、标题、秘密等级、份数、收到时间及处理情况等逐项填写清楚,以利于管理、查询和催办。

 

3分发。根据来文内容将公文及时送办公室主任签署意见后呈常委会主任、副主任、各工作委员会和办公室。

 

二、发文办理

 

1拟文分工。党组、人大常委会、办公室文件由各工作委员会和办公室根据其职责分工或者行文内容组织起草。办公室及各工作委员会文件由本部门自行起草。

 

2公文要求。草拟公文应做到:符合国家宪法、法律、法规和党的方针、政策及有关规定;观点明确,情况确实,文字简练,条理清楚,用词和标点准确、规范;结构层次使用纸张等必须符合有关公文管理规范。

 

3校对审核。公文文稿送领导审批签发之前,起草部门应当逐级认真细致地校对审核。办公室审核的重点是:行文方式是否妥当,是否符合行文规则和拟制公文的有关要求,公文格式是否符合行文规定。经复核需要对文稿进行实质性修改的,应报原审批领导复审。

 

4公文审签。党组发文,由党组书记审签。

 

人大常委会发文,由主任审签。

 

以办公室名义的发文,办公室负责起草的由办公室主任签发;各工作委员会负责起草的由发文机关领导按程序审核同意,送主管主任签发。以办公室名义印发的重要文件,由常委会主任签发。

 

联合发文,由常委会主任签发。

 

领导审批签发公文应明确签署意见,并写上姓名和时间。

 

5登记编号。文件印制之前进行登记编号。不经登记编号的文件不准印制。

 

6文件印制。文件由办公室秘书科负责印制,由起草人负责校对。

 

7文件分发。文件印制完毕,由办公室秘书科文书负责发往主送、抄送机关。

 

三、阅文办理

 

1传阅、批阅。公文管理人员应按规定和程序将公文送有关领导和相关人员传阅,不得随意扩大范围,并随时掌握公文去向,避免漏传和延误。

 

需要批阅的公文,批阅后再传阅。一般阅知性公文由办公室主任负责分阅或批阅。上级人大会议通知、视察和执法检查通知等重要公文,由常委会主任或副主任批阅。

 

2拟办、批办。对需要办理的公文,一般由办公室提出拟办意见,送请常委会主任或副主任批示后相关工委或办公室办理。

 

3承办。经主管领导批示的公文,应当及时交承办部门按照领导的批示意见办理,不得延误、推诿。需要有关委员会配合办理的,有关委员会应做好配合。

 

4催办。送领导批示或者交有关部门办理的公文,应及时进行催办,做到紧急公文跟踪催办,重要公文重点催办,一般公文定期催办。催办部门应当及时向批办领导反馈办理情况。

 

3)机关文印管理办法

 

1、人大机关文印工作要本着节约、高效的原则,实行集中统一管理。

 

2、打字印刷(含复印)文字材料,属于常委会的综合性文字材料,由办公室负责打印、校对、印刷、装订和分发。属于各工委的工作材料应由本部门负责打字,如需印刷,复制软盘交办公室统一安排,工委负责装订。

 

3、打字员对工作要认真负责,力求做到及时、准确、无误,不经办公室副主任或秘书科长批准不得给任何单位或个人打印材料,严格控制打印与工作无关的材料,要爱护机器,做到经常保养,出现故障及时修理。

 

4、打字印刷人员要注意保密。

 

5、复印文件和资料须经委、办主任同意,然后由办公室安排复印,与机关无关的材料不予复印,特殊情况须经办公室同意。

 

6、复印材料要提倡节约,严格控制份数。超过30份的材料不予复印,特殊情况可安排速印。

 

4)机关文书工作办法

 

1、凡属人大受理的文件、信件、机密资料等,一律由文书专收、专拆、登记(除署名领导亲收外),送办公室主任阅批。

     

2、文书登记要及时,分送文件要履行签收手续。有关领导和部门接到文件后要及时处理,并将处理意见记在办文意见栏内,文书根据领导的批示催办、转办。

 

3、领导到上级部门开会带回的文件,要及时交文书登记,不得个人存放或转借。

 

4、文书收文之日起一周内登记并送主管领导阅批,急件随收、随登、随送;领导阅批文件和有关部门传阅时间均不得超过一天;文书应在下班前取回领导阅批文件;各委应及时送回传阅文件,不得在办公室存放和横传。

 

5、借阅机密文件需经办公室主任批准,填写借阅手续,阅完按时退回,一般文件直接与文书借阅。

 

6、办公室以人大党组、常委会发出的文件,由秘书科拟稿,经办公室主任审核,书记或主任签发;各工委以常委会或办公室名义发文,由各工委主任、常委会主管副主任审核,常委会主任签发;文件底稿要清洁整齐,不得用铅笔、圆珠笔改稿。

 

7、凡需使用常委会印章(以人大常委会名义发文除外)须经人大办公室主任同意,主管领导批准,履行登记手续。

 

5)办公室来电处理办法

 

1建立来电登记簿。凡上级或区委、区政府、区政协及区内有关部门的公务来电一律进行记录,并填写来电登记簿,注明来电内容、时间和接电人。

 

2一般来电,由接电人及时报告办公室主任,并由办公室主任根据来电内容,提出处理意见,交由有关领导签收。

 

3紧急来电,直接由接电人交送有关领导签收。如电文无法送达,应用电话通知有关领导,并做好记录。

 

4严格来电办理程序,提高来电办理的精准度和快速性,保证信息畅通,杜绝延误和遗漏问题发生。

 

6)机关办公用品管理办法

 

一、通讯设备的管理

 

1、区人大机关办公通讯设备管理由办公室负责,办公室行政科具体管理。

 

2、严格话机的使用管理,做到合理使用,降低费用。行政楼内通话应使用内线电话,使用外线要长话短说。严格控制长途电话。

 

3、爱护机关的通讯设施,不得违章操作,私自拆卸。

 

4、强化维修管理,电话故障由办公室负责联系维修。

 

5、移动电话应保持开机,及时回复电话。

 

二、计算机、复印机、传真机的管理

 

1、机关计算机由办公室负责统一调整配备。各部门负有管理和使用责任。复印机的操作管理由打字员负责,传真机的操作管理由秘书科负责,他人不得动用。

 

2、计算机、复印机、传真机操作过程中要严格遵守操作程序,注意日

常管理维护。

 

3、对不明邮件、外来软盘,要严格控制,并做好预防和消除病毒工作。

 

4、工作时间严禁用计算机进行各种游戏娱乐活动。

 

5、计算机、复印机、传真机使用所需消耗器材,由办公室负责统一购买。

 

6、计算机、复印机、传真机使用过程中出现故障,由办公室负责找有关单位维修。

 

三、其它办公用品的管理

 

1、其它办公用品由办公室负责,行政科具体管理。

 

2、各部门应提前将所需办公用品提出计划,交行政科汇总,有计划采购。

 

3、召开人代会及大型会议的办公用品,单独核算。

7)机关财务管理办法

 

一、管理原则

 

机关财务实行统一管理,在人大常委会主任领导下,由办公室负责具体办理。严格执行《会计法》和《财务制度》,按照厉行节约、量入为出的基本原则,保证机关各项任务的完成。

 

二、审批程序

 

1、机关重大开支须经人大常委会主任会议集体讨论决定。

 

2、各工委使用经费须经人大办公室主任审批签字方可支出。

 

三、经费开支报销

 

1、各项经费的开支和报销标准,必须按上级规定执行,不得擅自提高,财会人员要对各项报销费用审核、指导、监督。

 

2、人民代表大会及各类会议费用支出须经人大常委会主任审批,经办公室主任核准,由财务工作人员统一结算。

 

3、旅差费报销要严格按财务规章办理。公出人员预借旅差费以及报销应报常委会主任许可,一律由办公室审查核准签字,公出返回时,应在三日内报销。

 

4、探望病中的各级人大代表以及领导、职工,需经人大常委会主任同意,办公室按规定标准购买物品予以报销,并签名、写清看望对象。

 

四、车辆、计算机、邮电费用

 

1、机关车辆维修按车辆使用管理制度执行。

 

2、机关计算机耗材及维修,按计算机管理制度执行。

 

3、机关邮件发送的费用及邮票的购买,统一由办公室负责。

 

4、机关各部门需订书订报订刊物的,须经人大常委会主任同意,方可订购,报销单据要齐全、正规,手续完备。

 

五、现金管理

 

1、严格执行现金管理制度,认真掌握库存现金数额,控制现金支付,不得私借公款。支票一般在二日内使用,一千元以上结算金额原则上使用支票结算。

 

2、严格执行经费报销手续。应报销的票据,必须是国家正规的法定票据,必须由承办人签字,办公室主任审核签字后方可报销。

 

3、预支款必须在五日内结算,做到手续票据完备,经办公室主任审批签字后方可报销。逾期未报者,由财务人员负责督促办理。

 

六、设备购置

 

1、购置固定资产须从严掌握,经常委会主任审批后方可办理各种手续。

 

2、购入备品前须报经办公室主任同意后,由专人统一购买报销。

 

3、固定资产报废时,由行政科填写“物品报废申请单”,经相关部门审核确认手续完备后,由办公室主任报常委会主任审批方可销账。

 

4、认真作好财产物资登记管理工作,定期进行清产核资,作到账帐相符、账实相符。

 

8)机关接待工作办法

 

遵循“交流经验、联谊感情、热情周到、勤俭节约”的原则,做好机关接待工作。

 

1、上级人大和兄弟县(市)区人大组织来我区指导工作、参观、学习、视察、召开会议时,要及时报告人大常委会领导,由办公室牵头,相关工委对口接待。

 

2、办公室依据接待原则,负责拟定接待方案,包括会议时间、地点、参观内容、经费使用及就餐安排。

 

3、涉及各工委的接待工作,由各工委负责拟定接待方案,报人大常委会分管领导和常委会主任,并将会议内容、考察地点、时间人数报办公室。

 

4、要严格遵守接待标准。

 

9)机关会务及活动的有关规定

 

一、会议种类及活动内容

 

1、会议种类:人代会、常委会会议、常委会主任会议、主任办公会议、人大街工委会议、各工作委员会会议、新闻宣传会议、闭会期间代表工作会议(含座谈会、培训会、经验交流会等),其他临时性会议。

 

2、活动内容:常委会组织代表进行的视察、检查和调查,各工作委员会开展的专题询问、专项调查和检查、代表向选民述职等。

 

二、会议及活动的提请和审批

 

1、人代会。由常委会主任会议向常委会会议提出建议,由常委会会议决定,并报区委批准。

 

2、常委会会议。由区人大办公室根据常委会年度审议议题的安排,建议常委会主任召开常委会主任会议讨论,由常委会主任会议确定召开常委会会议的时间,并提出审议议题的建议。

 

3、常委会主任会议。由区人大办公室根据常委会主任会议年度议题安排,建议常委会主任召开常委会主任会议。召开会议时间和内容,由常委会主任决定。

 

4、主任办公会议。由常委会主任根据工作需要决定会议的内容及召开时间。

 

5、闭会期间召开的其他工作会议及活动,由有关委、办向主管主任提请并报告常委会主任、由常委会主任决定。

 

三、会务及活动承办

 

会务承办内容包括:通知、有关材料、主持词、领导讲话、会场布置、座次安排、签到及与会议相关的衔接工作等。根据会议内容确定具体承办部门。

 

1、人代会。由办公室及各工委共同承办。会议筹备办公室负责协调组织。

 

2、常委会会议、常委会主任会议、主任办公会议,由办公室承办,相关工委协助。

 

3、闭会期间其他工作会议及活动,由相关工委承办,办公室协助。

 

 

 

10)机关车辆使用管理办法

一、车辆的使用

 

(一)机关车辆要保证人大常委会领导及各工委、办公室工作用车,离退休干部参加公务活动和就医用车,视察、检查、调查等大型活动用车,有关工作人员取送密级文件、现金以及其他公务用车等。

 

(二)视察、检查、调查等大型活动用车应提前两至三天告知办公室,工作用车要提前一天,以便统一安排。

 

(三)机关车辆由办公室行政科统一调度、安排使用,并做好出车记录。未经同意,不得私自出车。完成任务后,车辆应及时返回机关。

 

(四)机关车辆原则上不得出本市行政区域(开会除外),出本市行政区域前应告知办公室,车辆不得外借和给他人使用。特殊情况须经办公室主任批准。

 

二、车辆的管理

 

(一)机关车辆由办公室负责统一管理,行政科负责日常管理。

 

(二)车辆的保管、保养和维修

 

1、车辆外出应按规定妥善存放。

 

2、车辆维修一律到定点单位。若未到定点维修,应事前告知办公室主任同意后方可维修。

 

3、车辆维修前,司机本人填写修理项目审报单,由行政科长审核,报请办公室主任签字同意后实

施。

 

4、如果维修项目扩大,由办公室主任报请人大常委会主任审核批准,方可维修。

 

5、修车后的费用结算,按照批准的审报单,由厂家、司机、财务工作人员、行政科长一起结算。

 

6、汽车燃油由办公室统一购买。

 

7、司机应持卡到指定的加油站进行加油,加油卡不得转为他用,不得用于与加油无关的各项费用结算。

 

8、行政科长每月要认真统计每辆车的用油和行车里程,定期到加油站核对用油情况。

 

9、行政科长每季度总合用油数、行车里程、各车耗油情况,向办公室

主任汇报。

 

(三)行车安全管理

1、认真贯彻落实“安全第一、预防为主”的方针,强化安全教育,每月至少开展一次安全学习教育活动。   

 

2、驾驶员出车执行任务,自觉遵守交通法规,保证行车安全。

 

3、加强车辆安全检查。在驾驶员自检和交通部门年检的基础上,行政科应每月对车辆进行一次检查,

发现问题,及时整改。

 

4、如发生交通事故,应立即报告交通管理部门和行政科,同时报告保险公司,严禁擅自处理。

 

三、驾驶员工作规范

 

1、认真驾车,保证安全无事故。

 

2、精心维护保养车辆,保持车辆技术状况良好。

 

3、热心为领导、机关服务,保证按时出车。

 

4、严守交通规则,积极参加安全组活动。

 

5、遵守车辆管理和安全制度。禁止公车私用。特殊情况必须经办公室主任同意。